Sai che sono importanti, ma ti viene il mal di pancia quando devi organizzarle
L’articolo propone i criteri fondamentali per organizzare riunioni di lavoro efficaci con colleghi e collaboratori. Pochi, semplici step che rendono creativo e interessante quello che prima veniva considerato un male necessario. Il testo è integrato da esempi pratici di grande utilità e indirizzo.

Meeting di lavoro
Pensi che non servano a niente?
Che sono una perdita di tempo che distoglie dal lavoro?
Che creano confusione e ti fanno perdere leadership?

In realtà, se rifletti sul fatto che i tuoi collaboratori costituiscono uno degli asset più importanti della tua azienda, non puoi non concludere che tutto ciò che viene realizzato per potenziarne le competenze, la motivazione e l’attaccamento va tenuto in grande considerazione.
Lo svolgimento di incontri periodici con i tuoi collaboratori può rappresentare uno degli strumenti più efficaci in questo senso. Di seguito ti diamo un metodo e una serie di suggerimenti che funzionano; per quanto riguarda gli ingredienti “motivazione e creatività”, quelli li devi mettere tu.

Leadership
La confidenza, la cordialità e la familiarità sono una cosa, la leadership un’altra. Le riunioni con i tuoi collaboratori sono uno strumento di crescita professionale ed economica della tua azienda: bando a timidezza o arroganza, insicurezza o supponenza. C’è semplicemente un Imprenditore che si rivolge ai suoi collaboratori per riconoscerne meriti, individuare aree di miglioramento e pianificare attività calendarizzate.
Si ‘L’obiettivo principale dell’incontro di oggi è di stabilire insieme come migliorare…’
No ‘Eccoci di nuovo insieme, allora questa volta chi inizia con le sue considerazioni?’

Regolarità
Il meeting con i tuoi collaboratori acquista valore e importanza se non è sporadico “una tantum”, ma se diventa un momento che si ripete in modo cadenzato nell’anno, per esempio, una volta al mese. Privilegia un giorno fisso nella settimana e veicola in tempo utile una comunicazione scritta in cui indichi gli argomenti che verranno trattati e su cui solleciti il contributo di tutti.
Si ‘Allora il prossimo incontro è fissato per mercoledì xx xx alle ore xx,xx , sempre qui’
No ‘Per la data del prossimo incontro vi faccio sapere… forse ci incontreremo da un’altra parte.’

Contesto
Individua un posto tranquillo e un momento in cui la riunione non è disturbata da telefoni che squillano, fornitori da interpellare, clienti a cui rispondere e persone che vanno e vengono perché diversamente impegnate. La tranquillità del contesto facilita la comunicazione, mette le persone a loro agio e moltiplica la possibilità di un’ottima riuscita dell’incontro.
Si Riunione fuori dall’orario di lavoro e retribuendo il tempo impiegato
No Riunione di lavoro in negozio prima dell’apertura pomeridiana

Pianificazione
Nel periodo che intercorre tra un meeting e il successivo, annota gli argomenti e i contenuti che potrebbero essere affrontati; la vita di tutti i giorni in negozio è una preziosa fonte di spunti per migliorare, ma è importante annotarli per non dimenticare e per preparare la riunione in modo organico.
Si Creo un apposito file e annoto, periodicamente, tutti i progetti, le idee e gli spunti che mi vengono in mente per migliorare il lavoro della mia azienda
No ‘Questa è una buona idea, devo ricordarmi di parlarne ai ragazzi.’

Metodo

Prepara un’agenda della riunione con tutti gli argomenti che intendi trattare; non è un incontro tra amici ma un momento importante che, ben organizzato è utile, male organizzato può essere controproducente. Fatti una scaletta degli argomenti e, per ciascun argomento, una lista dei contenuti che vuoi trattare. Parti dagli obiettivi e parla solo in funzione di quelli.
Si Il giorno prima dell’incontro annotare gli argomenti da trattare in ordine di importanza decrescente
No ‘Accidenti! Oggi pomeriggio ho la riunione e non so ancora di che parleremo…’

Positività

Comincia il meeting sempre in maniera positiva con dati di successo e di riconoscimento delle capacità del gruppo: il tuo obiettivo in questa fase è conquistare l’attenzione, la disponibilità e la partecipazione attiva dei collaboratori. Se parti “randellando” si chiudono a riccio e non riesci a scoprire dove è possibile migliorare
Si ‘Ho una bella notizia da comunicarvi, ho appena visto che abbiamo venduto più occhiali da sole dello stesso mese dell’anno scorso.’
No ‘Mi dispiace ma devo iniziare con una considerazione negativa, abbiamo avuto una flessione nelle vendite di…’

Condivisione

Attenzione, la riunione non può essere un tuo monologo ma deve stimolare il dialogo e lo scambio di idee con tutti i partecipanti; è giusto e necessario che tu presieda la riunione e che dia ordine ai lavori, ma tutti poi devono sentirsi motivati e  liberi di intervenire per portare il loro contributo. Se non parlano, se l’atmosfera è pesante, se le espressioni dei volti sono indecifrabili hai sbagliato l’approccio.
Si ‘Marco, tu che sei con noi da poco tempo, che ne pensi di come stiamo….’
No ‘bla…bla…bla…’

Proattività

Non entrare nel ruolo del carnefice e non fare del meeting la griglia dove arrostire i collaboratori che a tuo giudizio non vanno; un approccio di questo genere ottiene la reazione opposta dei collaboratori, che si difendono nel mutismo o nel contrattacco polemico. Se, a loro volta, mettono alla griglia l’organizzazione del negozio il risultato è fallimentare e controproducente e si attiva una spirale di recriminazioni reciproche.
Si ‘Abbiamo un’opportunità importante di miglioramento nell’incremento dello scontrino medio; ad oggi risulta essere leggermente inferiore rispetto allo scorso anno’
No ‘Qualcuno tra di voi non riesce a far crescere il valore dello scontrino medio e questo sta provocando problemi per l’azienda’

Concretezza

Il meeting è un momento importante per incrementare l’apporto professionale dei collaboratori; più gli argomenti sono concreti e realistici più guadagni il loro interesse. Mai e poi mai devono pensare che le tue comunicazioni potevi dargliele senza scomodare un meeting; sempre devono tornare al lavoro con la sensazione di essere un po’ migliori di quando si sono seduti intorno al tavolo.
Si ‘Per migliorare la vendita delle lenti progressive proviamo a inserire questo nuovo argomento nella presentazione. Ho ottenuto dall’azienda xyz questi supporti che mi sembrano efficaci: Che ne pensate?’
No ‘Stiamo organizzando con l’azienda xyz un piano di formazione che prevede incontri periodici, poi vi farò sapere i dettagli’.

Coinvolgimento
Fai emergere le qualità dei tuoi collaboratori: dà la possibilità a chi sa di insegnare e dare suggerimenti utili agli altri. Sollecita la partecipazione anche di chi è stato inserito da poco: sicuramente anche chi ha meno anzianità di servizio può dare un contributo, magari perché proviene da un settore diverso con esperienze diverse o perché ha la mente libera da pregiudizi.
Si ‘Giovanna ha realizzato lo scontrino medio più alto nelle vendite delle lenti progressive.. Dai Giovanna raccontaci il tuo segreto!
No ‘In queste riunioni è bene che gli ultimi arrivati ascoltino con attenzione quello che dicono i colleghi con più anzianità di servizio.’

Generosità
Concludi la riunione in modo ottimistico e prevedi un premio per il raggiungimento degli obiettivi che hai dato: ricorda, spesso la simpatia e l’originalità di ciò che regali contano più del valore intrinseco. Premiare qualcuno davanti agli altri con parole di stima e di considerazione gratifica chi riceve e stimola una sana competizione negli altri che vorranno essere premiati la prossima volta.
Si ‘Nel mese scorso il campione di vendita di occhiali vista/sole è stato Antonio; siccome sappiamo che è un tifoso della Juve, ecco, come premio, il biglietto di tribuna d’onore per la prossima partita.’
No ‘Dopo quello che ci siamo detti, speriamo che il mese prossimo non staremo di nuovo a parlare di questo problema.’

Verifica
Fai seguire un attento follow up e impegnati a dare un riscontro a quello che è stato deciso, soprattutto se sono richieste che provengono dai collaboratori. Niente è più frustrante per una persona di vedere i suoi suggerimenti, dati e accettati come interessanti, poi ignorati o, peggio, stravolti. E’ il sistema migliore per ottenere una presenza muta e scettica nelle occasioni a venire.
Si ‘Come richiesto e segnalato da Marco, abbiamo già ordinato ed è in consegna il nuovo terminale video per la sala di refrazione’.
No ‘… poi ne parliamo, non ho avuto tempo di occuparmene e poi, a pensarci bene, non credo che sia la soluzione giusta.’

Ricapitolando:

1. definisci gli obiettivi della riunione
2. definisci la scaletta degli argomenti e preparati a dovere
3. esordisci positivamente
4. non fare un monologo ma coinvolgi tutti sollecitando la partecipazione
5. mantieni il controllo della riunione
6. affronta in modo costruttivo i problemi traducendoli in aree di miglioramento
7. dai la possibilità a tutti di dimostrare il loro valore e il loro apporto
8. scopri un modo simpatico ed equo per premiare qualcuno
9. fai seguire un preciso follow up sulle decisioni prese
10. organizza le riunioni future con cadenza costante


Ricorda, un clima aziendale positivo e un atteggiamento proattivo tuo e dei tuoi collaboratori sono una medicina che cura molti mali, anche quelli che non pensavi di poter risolvere in breve tempo.

 

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